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企業知識產權管理規范
發布時間:2019-11-06
企業知識產權管理規范

 

1 范圍

本標準規定了企業策劃、實施、檢查、改進知識產權管理體系的要求。

本標準適用于有下列愿望的企業:

a) 建立知識產權管理體系;

b)  運行并持續改進知識產權管理體系;

c) 尋求外部組織對其知識產權管理體系的評價。

事業單位、社會團體等其他組織,可參照本標準相關要求執行。

2 規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用適用于本文件。

GB/T 19000-2008   質量管理體系  基礎和術語

GB/T 21374-2008   知識產權文獻與信息  基本詞匯

3 術語和定義

GB/T 19000-2008和 GB/T 21374-2008界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

3.1 知識產權  intellectual property

在科學技術、文學藝術等領域中,發明者、創造者等對自己的創造性勞動成果依法享有的專有權,其范圍包括專利、商標、著作權及相關權、集成電路布圖設計、地理標志、植物新品種、商業秘密、傳統知識、遺傳資源以及民間文藝等。

[GB/T21374-2008,術語和定義3.1.1]

3.2 過程  process

將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的一組活動。

[GB/T19000-2008,定義3.4.1]

3.3 產品  product 過程的結果。

注1:有下列四種通用的產品類別:

——服務(如運輸);

——軟件(如計算機程序、字典);

——硬件(如發動機機械零件);

——流程性材料(如潤滑油)。

許多產品由分屬于不同產品類別的成分構成,其屬性是服務、軟件、硬件或流程性材料取決于

產品的主導成分。例如:產品“汽車”是由硬件(如輪胎)、流程性材料(如:燃料、冷卻液)、

軟件(如:發動機控制軟件、駕駛員手冊)和服務(如銷售人員所做的操作說明)所組成。

注2:服務通常是無形的,并且是在供方和顧客接觸面上需要完成至少一項活動的結果。服務的

提可涉及,例如:

——在顧客提供的有形產品(如需要維修的汽車)上所完成的活動;

——在顧客提供的無形產品(如為準備納稅申報單所需的損益表)上所完成的活動;

——無形產品的交付(如知識傳授方面的信息提供);

——為顧客創造氛圍(如在賓館和飯店)。

軟件由信息組成,通常是無形產品,并可以方法、報告或程序的形式存在。

硬件通常是有形產品,其量具有計數的特性。流程性材料通常是有形產品,其量具有連續的特

性。硬件和流程性材料經常被稱為貨物。

[GB/T19000-2008,定義3.4.2]

 

3.4 體系  system

相互關聯或相互作用的一組要素。

[GB/T 19000-2008,定義3.2.1]

3.5 管理體系  management system

建立方針和目標并實現這些目標的體系。

注:一個組織的管理體系可包括若干個不同的管理體系,如質量管理體系、財務管理體系或環境管理

體系。

[GB/T 19000-2008,定義3.2.2]

3.6 知識產權方針  intellectual property policy

知識產權工作的宗旨和方向。

3.7 知識產權手冊  intellectual property manual

規定知識產權管理體系的文件。

4 知識產權管理體系

4.1 總體要求

企業應按本標準的要求建立知識產權管理體系,實施、運行并持續改進,保持其有效性,并形成文件。

4.2 文件要求

4.2.1 總則

知識產權管理體系文件應包括: 

a)知識產權方針和目標;

b)知識產權手冊;

c)本標準要求形成文件的程序和記錄。

    注:本標準出現的“形成文件的程序”,是指建立該程序,形成文件,并實施和保持。一個文件可以包括一個或多個程序的要求;一個形成文件的程序的要求可以被包含在多個文件中。       

 

4.2.2 文件控制

知識產權管理體系文件是企業實施知識產權管理的依據,應確保:

a)發布前經過審核和批準,修訂后再發布前重新審核和批準;

b)文件中的相關要求明確;

c)按文件類別、秘密級別進行管理;

d)易于識別、取用和閱讀;

e)對因特定目的需要保留的失效文件予以標記。

4.2.3 知識產權手冊

編制知識產權手冊并保持其有效性,具體內容包括: 

a)知識產權機構設置、職責和權限的相關文件;

b)知識產權管理體系的程序文件或對程序文件的引用;

c)知識產權管理體系過程之間相互關系的表述。

4.2.4 外來文件與記錄文件

編制形成文件的程序,規定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存和處置所需的控制。對外來文件和知識產權管理體系記錄文件應予以控制并確保:

a)對行政決定、司法判決、律師函件等外來文件進行有效管理,確保其來源與取得時間可識別;

b)建立、保持和維護記錄文件,以證實知識產權管理體系符合本標準要求,并有效運行;

c)外來文件與記錄文件完整,明確保管方式和保管期限。

5 管理職責

5.1 管理承諾

最高管理者是企業知識產權管理的第一責任人,應通過以下活動實現知識產權管理體系的有效性: 

a)制定知識產權方針;

b)制定知識產權目標;

c)明確知識產權管理職責和權限,確保有效溝通; 

d)確保資源的配備;

e)組織管理評審。

5.2 知識產權方針

最高管理者應批準、發布企業知識產權方針,并確保方針:

a)符合相關法律和政策的要求;

b)與企業的經營發展相適應;

c)在企業內部得到有效運行;

d)在持續適宜性方面得到評審;

e)形成文件,付諸實施,并予以保持; 

f)得到全體員工的理解。 

5.3 策劃

5.3.1 知識產權管理體系策劃

最高管理者應確保:

a)理解相關方的需求,對知識產權管理體系進行策劃,滿足知識產權方針的要求;

b)知識產權獲取、維護、運用和保護活動得到有效運行和控制;

c)知識產權管理體系得到持續改進。

5.3.2 知識產權目標

最高管理者應針對企業內部有關職能和層次,建立并保持知識產權目標,并確保:

a)形成文件并且可考核;

b)與知識產權方針保持一致,內容包括對持續改進的承諾。

5.3.3 法律和其他要求

最高管理者應批準建立、實施并保持形成文件的程序,以便: 

a)識別和獲取適用的法律和其他要求,并建立獲取渠道;

b)及時更新有關法律和其他要求的信息,并傳達給員工。

5.4 職責、權限和溝通

5.4.1 管理者代表

最高管理者應在企業最高管理層中指定專人作為管理者代表,授權其承擔以下職責:

a)確保知識產權管理體系的建立、實施和保持;

b)向最高管理者報告知識產權管理績效和改進需求;

c)確保全體員工對知識產權方針和目標的理解;

d)落實知識產權管理體系運行和改進需要的各項資源;

e)確保知識產權外部溝通的有效性。

5.4.2 機構

建立知識產權管理機構并配備專業的專職或兼職工作人員,或委托專業的服務機構代為管理,承擔以下職責:

a)制定企業知識產權發展規劃;

b)建立知識產權管理績效評價體系;

c)參與監督和考核其他相關管理機構;

d)負責企業知識產權的日常管理工作。

其他管理機構負責落實與本機構相關的知識產權工作。

5.4.3 內部溝通

建立溝通渠道,確保知識產權管理體系有效運行。

5.5 管理評審

5.5.1 評審要求

最高管理者應定期評審知識產權管理體系的適宜性和有效性。

5.5.2 評審輸入

評審輸入應包括:

a)知識產權方針、目標;

b)企業經營目標、策略及新產品、新業務規劃;

c)企業知識產權基本情況及風險評估信息;

d)技術、標準發展趨勢;

e)前期審核結果。

5.5.3 評審輸出

評審輸出應包括:

a)知識產權方針、目標改進建議; 

b)知識產權管理程序改進建議;

c)資源需求。

6 資源管理

6.1 人力資源

6.1.1 知識產權工作人員

明確知識產權工作人員的任職條件,并采取適當措施,確保從事知識產權工作的人員滿足相應的條件。

6.1.2 教育與培訓

組織開展知識產權教育培訓,包括以下內容:

a)規定知識產權工作人員的教育培訓要求,制定計劃并執行;

b)組織對全體員工按業務領域和崗位要求進行知識產權培訓,并形成記錄;

c)組織對中、高層管理人員進行知識產權培訓,并 形成記錄;

d)組織對研究開發等與知識產權關系密切的崗位人員進行知識產權培訓,并形成記錄。

6.1.3 人事合同

通過勞動合同、勞務合同等方式對員工進行管理,約定知識產權權屬、保密條款;明確發明創造人員享有的權利和負有的義務;必要時應約定競業限制和補償條款。

6.1.4 入職

對新入職員工進行適當的知識產權背景調查,以避免侵犯他人知識產權;對于研究開發等與知識產權關系密切的崗位,應要求新入職員工簽署知識產權聲明文件。

6.1.5 離職

對離職的員工進行相應的知識產權事項提醒;涉及核心知識產權的員工離職時,應簽署離職知識產權協議或執行競業限制協議。

6.1.6 激勵

明確員工知識產權創造、保護和運用的獎勵和報酬;明確員工造成知識產權損失的責任。

6.2 基礎設施

根據需要配備相關資源,以確保知識產權管理體系的運行:

a)軟硬件設備,如知識產權管理軟件、數據庫、計算機和網絡設施等;

b)辦公場所。

6.3 財務資源

應設立知識產權經常性預算費用,以確保知識產權管理體系的運行:

a)用于知識產權申請、注冊、登記、維持、檢索、分析、評估、訴訟和培訓等事項;

b)用于知識產權管理機構運行;

c)用于知識產權激勵;

d)有條件的企業可設立知識產權風險準備金。

6.4 信息資源

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)建立信息收集渠道,及時獲取所屬領域、競爭對手的知識產權信息;

b)對信息進行分類篩選和分析加工,并加以有效利用;

c)在對外信息發布之前進行相應審批; 

d)有條件的企業可建立知識產權信息數據庫,并有效維護和及時更新。

7 基礎管理

7.1 獲取

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)根據知識產權目標,制定知識產權獲取的工作計劃,明確獲取的方式和途徑;

b)在獲取知識產權前進行必要的檢索和分析;

c)保持知識產權獲取記錄;

d)保障發明創造人員的署名權。

7.2 維護

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)建立知識產權分類管理檔案,進行日常維護;

b)知識產權評估;

c)知識產權權屬變更;

d)知識產權權屬放棄;

e)有條件的企業可對知識產權進行分級管理。

7.3 運用

7.3.1 實施、許可和轉讓

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)促進和監控知識產權的實施,有條件的企業可評估知識產權對企業的貢獻; 

b)知識產權實施、許可或轉讓前,應分別制定調查方案,并進行評估。

7.3.2 投融資

投融資活動前,應對相關知識產權開展盡職調查,進行風險和價值評估。在境外投資前,應針對目的地的知識產權法律、政策及其執行情況,進行風險分析。

7.3.3 企業重組

企業重組工作應滿足以下要求:

a)企業合并或并購前,應開展知識產權盡職調查,根據合并或并購的目的設定對目標企業知識產權狀況的調查內容;有條件的企業可進行知識產權評估。

b)企業出售或剝離資產前,應對相關知識產權開展調查和評估,分析出售或剝離的知識產權對本企業未來競爭力的影響。

7.3.4 標準化

參與標準化工作應滿足以下要求:

a)參與標準化組織前,了解標準化組織的知識產權政策;將包含專利和專利申請的技術方案向標準化組織提案時,應按照知識產權政策要求披露并做出許可承諾;

b)牽頭制定標準時,應組織制定標準工作組的知識產權政策和工作程序。

7.3.5 聯盟及相關組織

參與或組建知識產權聯盟及相關組織應滿足以下要求:

a)參與知識產權聯盟或其他組織前,應了解其知識產權政策,并進行評估;

b)組建知識產權聯盟時,應遵循公平、合理且無歧視的原則,制定聯盟知識產權政策;主要涉及專利合作的聯盟可圍繞核心技術建立專利池。

7.4 保護

7.4.1 風險管理

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)采取措施,避免或降低生產、辦公設備及軟件侵犯他人知識產權的風險;

b)定期監控產品可能涉及他人知識產權的狀況,分析可能發生的糾紛及其對企業的損害程度,提出防范預案;

c)有條件的企業可將知識產權納入企業風險管理體系,對知識產權風險進行識別和評測,并采取相應風險控制措施。

7.4.2 爭議處理

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)及時發現和監控知識產權被侵犯的情況,適時運用行政和司法途徑保護知識產權;

b)在處理知識產權糾紛時,評估通過訴訟、仲裁、和解等不同處理方式對企業的影響,選取適宜的爭議解決方式。

7.4.3 涉外貿易

涉外貿易過程中的知識產權工作包括:

a)向境外銷售產品前,應調查目的地的知識產權法律、政策及其執行情況,了解行業相關訴訟,分析可能涉及的知識產權風險;

b)向境外銷售產品前,應適時在目的地進行知識產權申請、注冊和登記;

c)對向境外銷售的涉及知識產權的產品可采取相應的邊境保護措施。

7.5 合同管理

加強合同中知識產權管理:

a)應對合同中有關知識產權條款進行審查,并形成記錄;

b)對檢索與分析、預警、申請、訴訟、侵權調查與鑒定、管理咨詢等知識產權對外委托業務應簽訂書面合同,并約定知識產權權屬、保密等內容;

c)在進行委托開發或合作開發時,應簽訂書面合同,約定知識產權權屬、許可及利益分配、后續改進的權屬和使用等;

d)承擔涉及國家重大專項等政府支持項目時,應了解項目相關的知識產權管理規定,并按照要求進行管理。

7.6 保密

應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:

a)明確涉密人員,設定保密等級和接觸權限;

b)明確可能造成知識產權流失的設備,規定使用目的、人員和方式;

c)明確涉密信息,規定保密等級、期限和傳遞、保存及銷毀的要求;

d)明確涉密區域,規定客戶及參訪人員活動范圍等。

8 實施和運行

8.1 立項

立項階段的知識產權管理包括:

a)分析該項目所涉及的知識產權信息,包括各關鍵技術的專利數量、地域分布和專利權人信息等;

b)通過知識產權分析及市場調研相結合,明確該產品潛在的合作伙伴和競爭對手;

c)進行知識產權風險評估,并將評估結果、防范預案作為項目立項與整體預算的依據。 

8.2 研究開發

研究開發階段的知識產權管理包括:

a)對該領域的知識產權信息、相關文獻及其他公開信息進行檢索,對項目的技術發展狀況、知識產權狀況和競爭對手狀況等進行分析;

b)在檢索分析的基礎上,制定知識產權規劃;

c)跟蹤與監控研究開發活動中的知識產權,適時調整研究開發策略和內容,避免或降低知識產權侵權風險;

d)督促研究人員及時報告研究開發成果;

e)及時對研究開發成果進行評估和確認,明確保護方式和權益歸屬,適時形成知識產權;

f)保留研究開發活動中形成的記錄,并實施有效的管理。

8.3 采購

采購階段的知識產權管理包括:

a)在采購涉及知識產權的產品過程中,收集相關知識產權信息,以避免采購知識產權侵權產品,必要時應要求供方提供知識產權權屬證明;

b)做好供方信息、進貨渠道、進價策略等信息資料的管理和保密工作;

c)在采購合同中應明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等。

8.4 生產

生產階段的知識產權管理包括:

a)及時評估、確認生產過程中涉及產品與工藝方法的技術改進與創新,明確保護方式,適時形成知識產權;

b)在委托加工、來料加工、貼牌生產等對外協作的過程中,應在生產合同中明確知識產權權屬、許可使用范圍、侵權責任承擔等,必要時應要求供方提供知識產權許可證明;

c)保留生產活動中形成的記錄,并實施有效的管理。

8.5 銷售和售后

銷售和售后階段的知識產權管理包括:

a)產品銷售前,對產品所涉及的知識產權狀況進行全面審查和分析,制定知識產權保護和風險規避方案;

b)在產品宣傳、銷售、會展等商業活動前制定知識產權保護或風險規避方案;

c)建立產品銷售市場監控程序,采取保護措施,及時跟蹤和調查相關知識產權被侵權情況,建立和保持相關記錄;

d)產品升級或市場環境發生變化時,及時進行跟蹤調查,調整知識產權策略和風險規避方案,適時形成新的知識產權。

9 審核和改進

9.1 總則

策劃并實施以下方面所需的監控、審查和改進過程:

a)確保產品、軟硬件設施設備符合知識產權有關要求;

b)確保知識產權管理體系的適宜性;

c)持續改進知識產權管理體系,確保其有效性。

9.2 內部審核

應編制形成文件的程序,確保定期對知識產權管理體系進行內部審核,滿足本標準的要求。

9.3 分析與改進

根據知識產權方針、目標以及檢查、分析的結果,制定和落實改進措施。

 

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